Enviar correos masivos en Outlook y Gmail – Guía 2023

En este artículo encontrarás el paso a paso de cómo enviar correos masivos con Outlook (plataforma de emails de Microsoft) y Gmail (plataforma de emails de Google). Pero ojo: enviar correos a través de estas plataformas puede hacer que tus emails vayan a caer en la bandeja de spam 🗑️ de tus lectores.

Aunque técnicamente es posible enviar correos masivos con estas plataformas, existen otras especializadas en enviar correos masivos, que están diseñadas para ello y tienen recursos específicos para ello, y con menos límites que Outlook, Gmail, etc, las plataformas tradicionales comentadas.

Aun así, enviar correos masivos con Outlook, es posible. Por eso aquí tienes toda la información para ello en esta guía actualizada.

Cómo enviar correos masivos en Outlook

Outlook de Microsoft te permite enviar correos masivos a tus contactos en seis sencillos pasos:

Paso 1:

Abre un nuevo documento de Word y escribe tu email

Paso 2:

En Word, abre la sección Correspondencia

Paso 3:

Para combinar correspondencia haz clic en el menú Iniciar combinación de correspondencia y después en Mensajes de correo electrónico en el menú desplegable

Paso 4:

Haz clic en Seleccionar destinatarios.

Depués, elige una de estas opciones:

1. Escribir una nueva lista, donde introduces los datos de los contactos de forma manual en un nuevo cuadro de diálogo.
2. Usar una lista existente, que te permite seleccionar un archivo .csv (Excel) de tu ordenador. Será necesario tener preparado el archivo .csv con anterioridad, con los datos organizados en tres columnas: nombre, apellidos y dirección de correo electrónico.
3. Elegir de los contactos de Outlook. Seleccionas manualmente las direcciones entre tus contactos de Outlook.

Paso 5:

Una vez que los contactos estén seleccionados, haz clic en Finalizar y combinar y después en Enviar mensajes de correo electrónico

Paso 6:

En la ventana emergente del correo, escribe la línea de asunto y después haz clic en Aceptar

Cómo enviar correos masivos desde Gmail

Gmail ofrece la posibilidad de enviar correos masivos con la ayuda de Google Drive. Este es el procedimiento:

Paso 1

Abre un nuevo documento de Google y redacta tu email

Paso 2

Abre una hoja de cálculo de Google (Google Sheets)

Paso 3

Haz clic en Complementos y después en Descargar complementos (si lo usas en inglés: Add-ons > Get add-ons).

Paso 4

Busca el complemento Yet Another Mail Merge y descárgalo gratis.

Paso 5

De nuevo en la hoja de cálculo, selecciona Complementos > Yet Another Mail Merge > Iniciar combinación de emails

Paso 6

Elige si quieres importar tus contactos directamente a través de Gmail o añadir las direcciones manualmente

Paso 7

Introduce el nombre del remitente y selecciona el borrador de tu correo (el primer documento que abriste)

Paso 8

Haz clic en Enviar X emails (según el número de correos que tengas previsto enviar)

Desventajas del envío masivo de correos con Outlook o Gmail

Gmail y Outlook son excelentes plataformas si envías correos electrónicos individuales o a un número reducido de personas. Sin embargo, si te estás planteando usar el email como herramienta de marketing en tu negocio te aconsejamos evitarlos.

Es cierto que te pueden ahorrar un poco de dinero a corto plazo, pero con el tiempo tu progreso se verá obstaculizado por estas posibles razones:

Límites en la cantidad de envíos

• Outlook permite enviar 300 correos electrónicos al día.
• Gmail limita a 500 el número de emails que se pueden enviar y recibir en un periodo de 24 horas. El número máximo de receptores también se limita a 500.

Para cualquier negocio que trabaje con listas de suscriptores, los 500 (de gmail) o 300 (de Outlook) contactos se alcanzan con bastante rapidez, aunque se trate de una pequeña empresa. Puedes verte en la necesidad de dividir tus listas de suscriptores y enviar los correos electrónicos en distintos días, lo que no es muy eficaz y consumiría tu tiempo de forma considerable.

Cuando llegas al límite, tienes que esperar 24 horas para volver a enviar correos masivos. Esto puede ser un inconveniente cuando hay otros emails importantes que enviar o necesitas responder urgentemente.

Problemas con la entrega

Los emails masivos enviados desde servicios de correo web como Outlook, Gmail o Yahoo tienen más probabilidades de ser catalogados automáticamente como spam por las cuentas receptoras. Los dominios de correo gratuitos están concebidos para un uso personal, por lo que consideran sospechosos los envíos a muchos destinatarios.

En el caso de Gmail las normas para regular los correos masivos son estrictas. Google desactivará temporalmente tu cuenta si tus emails se marcan como spam o si envías muchos correos a direcciones de email no válidas.

Si tu dirección de remitente finaliza en @gmail.com, @outlook.com, etc., las probabilidades de que tus correos lleguen a la bandeja de entrada del destinatario serán aún menores.

Además, desde el punto de vista de la reputación, tampoco se considera muy profesional una dirección de empresa con un dominio de email gratuito como Gmail o Yahoo. Para los envíos de marketing, siempre será más apropiado un dominio propio (es decir: [email protected]).

Posibilidades de diseño limitadas

Resulta complicado captar la atención del lector y efectuar llamadas a la acción con los correos de Gmail o Outlook, que son creados con un editor de textos bastante sencillo. En el caso de Gmail, si quieres añadir gráficos, colores o elementos corporativos a un correo electrónico por lo general tendrás que recurrir a complementos y extensiones de Chrome.

Los diseños de correos electrónicos para email marketing han evolucionado mucho en los últimos años. Puedes comprobarlo con estos ejemplos, que muestran solo una parte de las abundantes posibilidades visuales que tienes a tu disposición. Un email de marketing formado solo por texto no tiene muchas posibilidades de generar impacto en tu audiencia.

Cómo usar una plataforma especializada en correos masivos

El correo electrónico sigue siendo el canal más rentable para el marketing, con un retorno medio de $32 por cada $1 invertido. Sin embargo, para sacar partido al potencial a las campañas de correo electrónico, necesitas tener una buena estrategia y elegir un software dedicado a email marketing como Brevo (ex Sendinblue).

Existen muchas plataformas de email marketing con distintas ofertas de servicios y precios. Para encontrar la que mejor se adapta a tus necesidades, puedes consultar nuestra guía de herramientas de email marketing.

Importante: enviar correos masivos con Outlook o Gmail puede implicar caer en el correo basura de tus destinatarios Se recomienda utilizar plataformas dedicada al envío masivo de correos. Con Brevo (ex Sendinblue), tienes contactos ilimitados, una mayor entregabilidad, editor intuitivo, plantillas gratuitas, opciones de personalización, automatización de envíos, reportes y mucho más. Ver planes>>

Ventajas de enviar correos masivos con Brevo (ex Sendinblue)

En definitiva, ya has visto que puedes enviar correos masivos con Outlook o Gmail. Pero una cosa muy distinta es que sea la mejor opción. 🙂 Brevo (ex Sendinblue), como plataforma especializada en enviar correos masivos, te ofrece estas ventajas:

• Contactos ilimitados: almacena todos los que necesites.
• Editor intuitivo drag & drop (arrastrar y soltar).
• Galería de plantillas de email.
• Segmentación avanzada.
• Formularios de suscripción doble opt-in que puedes integrar en tu sitio web
• Pruebas A/B para línea de asunto y contenido de correo.
• Marketing automation.
• Emails transaccionales.
• Análisis de rendimiento de campañas y mucho más.

Si tu empresa es pequeña o grande, contar con una plataforma de email marketing dedicada para el envío de correos masivos se traducirá en mayor entregabilidad, increíbles newsletters, mejores resultados y más conversiones.

¿Qué obtienes con una herramienta de email marketing especializada?

1 – Tus emails lleguan a la bandeja de tus destinatarios 

Cuando envías un email generalmente utilizas el servidor SMTP de tu proveedor: Gmail, Hotmail, etcétera. Estos servidores no están especializados para el envío de correos masivos. De hecho, proveedores como Gmail o Hotmail imponen cuotas de envío en correos electrónicos.

Además de las limitaciones en el volumen de envíos, el hecho de que estos servidores no estén diseñados para enviar correos electrónicos masivos puede tener un impacto significativo en la capacidad de entrega de tus emails.

Llegar a la bandeja de entrada es un verdadero desafío y para optimizar tus oportunidades de llegar a la bandeja de entrada, es necesario autenticar al remitente a través de la firma SPF o DKIM, lo cual no es posible con proveedores como Outlook o Gmail. Esto explica, en parte, por qué la capacidad de entrega de los correos masivos con estos proveedores no es tan óptima.

2 – Obtienes análisis más detallados

Obtener estadísticas es sumamente importante en el email marketing, ya sea para :  

• Saber si el email ha llegado a todos los destinatarios 
• Evaluar el éxito de una campaña a través de indicadores (como la tasa de apertura y la tasa de clics)
• Enriquecer el conocimiento sobre la lista de contactos
• Realizar segmentaciones y mensajes más relevantes de acuerdo a tus grupos

Medir el rendimiento de tus campañas es fundamental para una buena estrategia de email marketing. Después de enviar emails, necesitas saber si se entregaron correctamente, cuántas personas los abrieron, cuántas hicieron clic en los enlaces, etc. De esta forma podrás analizar qué aspectos están funcionando bien y cuáles necesitas mejorar.

Un servicio de email marketing te muestra todos los indicadores clave como la tasa de apertura, de clic, de retorno, etc.

3 – Gestionas la cancelación de suscripciones

La gestión manual de las cancelaciones es muy complicado y tedioso. Es difícil garantizar que todas las demandas de cancelación sean tomadas en cuenta.

Desde el punto de vista técnico, una cancelación de la suscripción que no se tiene en cuenta es un riesgo para tu capacidad de entrega y reputación. Con una herramienta de email marketing como Brevo (ex Sendinblue), podrás administrar tus listas de bajas y personalizar tu link de cancelación.

4 – Creas una newsletter que se ve bien en cualquier dispositivo

Actualmente es necesario que el email sea responsive, esto es, que se adapte al formato de teléfono, tableta y/o laptop.

Un software como Brevo (ex Sendinblue) te permite utilizar un editor de diseño responsivo, con la finalidad de que tus emails se adapten a todo dispositivo, así como de previsualizar tu email en diferentes correos electrónicos y diferentes soportes antes de que envíes tu correo.

5 – Evitas las listas de bloqueados

Es importante mantener una buena reputación como remitente para evitar llegar a las listas de bloqueados y así lograr que se entreguen correctamente tus correos electrónicos.

Con Brevo (ex Sendinblue), por ejemplo, tienes la tranquilidad de que se toman medidas para proteger la reputación de remitente de sus clientes (lo que no es el caso en todos los servicios de email marketing). El objetivo en esta plataforma es garantizar la seguridad y la entrega de correos para todos los usuarios de direcciones IP compartidas de Brevo (ex Sendinblue) (una IP compartida es la que utilizan varios usuarios).

Para empresas con campañas de email de alto volumen, Brevo (ex Sendinblue) ofrece una dirección IP dedicada, que permite mantener un control absoluto sobre la reputación del remitente.

6 – Cumplir con el RGPD

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una regulación de la UE que establece una serie de normas para recopilar y usar los datos personales de los ciudadanos, incluyendo la dirección de correo electrónico.

Antes de enviar campañas de email, necesitas que el receptor te dé personalmente su permiso (lo mejor es hacerlo mediante un proceso de doble opt-in). También es necesario incluir la opción de anular la suscripción en todos los correos electrónicos que envíes.

Por tanto, si quieres enviar correos masivos con Outlook o Gmail, tendrías que revisar manualmente que todos los suscriptores de tu lista hayan dado su consentimiento y actualizar la lista antes de cada envío, eliminando a quienes hayan anulado la suscripción. Esto va a suponer mucho tiempo y un pequeño error podría resultar en una infracción legal.

Brevo (ex Sendinblue) está equipada con varias funcionalidades que permiten garantizan con mayor facilidad el cumplimiento del RGPD, como formularios de suscripción con doble opt-in para obtener el consentimiento, formularios con suscripción multilista y enlaces para cancelar la suscripción en todos los emails. Además, todas las suscripciones anuladas y los rebotes duros se eliminan automáticamente de tu lista de contactos.

Usar un servicio optimizado para cumplir con las mejores prácticas del RGPD te ahorrará tiempo y preocupaciones.

7 – Diseñar increíbles newsletters en unos cuantos pasos

Enviar bonitos correos electrónicos ayudará a tu marca a generar confianza y a posicionar tu imagen.

Un buen servicio de email marketing está equipado con recursos para diseñar correos electrónicos profesionales con facilidad.

Brevo (ex Sendinblue) te ofrece acceso a una galería de plantillas de email responsive y un editor intuitivo de soltar y arrastrar para diseñar emails de calidad sin necesidad de ser un/a experto/a en diseño gráfico ni en programación.

8 – Segmentar tus listas de contactos

Otro aspecto clave de una estrategia de email marketing eficaz es la segmentación de contactos. Es decir, en lugar de enviar los mismos correos electrónicos a todos tus receptores, podrás segmentar los envíos en función de atributos como la apertura de un correo anterior, la fecha de la última compra, etc.

9 – Enviar correos masivos sin que se vean los destinatarios

10 – Enviar correos masivos pero personalizados

En lugar del vago saludo que acompaña a la mayoría del mensajes promocionales enviados por correo, se puede utilizar un software especializado para crear un mensaje personalizado con el nombre de la persona que va a recibir el mensaje.

Esto puede ayudarte a construir relaciones más significativas con tus clientes, que se sientan únicos en lugar de ser solo otro miembro de las masas.

¿Cuál es el mejor programa para enviar correos masivos?

El envío masivo de correos puede ser una manera rápida, flexible y rentable de llegar a nuevos clientes y retener los que ya tienes. Pero ten cuidado porque puedes acabar en la bandeja de correo basura de tus lectores. 

La herramienta más eficaz para gestionar estos envíos es una plataforma específica de email marketing que facilite la segmentación. Puede que algunas empresas piensen en enviar correos masivos con Gmail o Outlook en un esfuerzo por ahorrar costes.

Te recomendamos ampliamente que aunque envíes un solo correo electrónico a una gran cantidad de contactos, busques un programa para enviar correos masivos (o también conocido como bulk email software).

Afortunadamente existen numerosas herramientas de email marketing que te harán mucho más fácil el camino.

Cuando se toma la decisión de utilizar un servicio de envío de correos masivos, la administración de las listas deja de ser un problema.

La herramienta se encargará de agregar nuevos contactos a tu lista, identificar direcciones de destinatarios que rebotan y así poder borrar quienes desean cancelar la suscripción. Al no tener que ocuparte de todas esas tareas, ahorrarás una gran cantidad de tiempo y energía.

Para aquellos que tienen solo unos “pocos” cientos de contactos, puede ser abrumador tratar de administrarlos todos.

Además, al utilizar este tipo de programa para enviar correos masivos, puedes evaluar fácilmente tu desempeño en marketing. La clave de una campaña de email marketing efectiva es medir los resultados, esto te permite optimizar tus campañas y mejorar tu reputación de envío.

Rastrear esta información es más fácil que nunca gracias a los servidores de email marketing. Una herramienta profesional puede proporcionarte una gran cantidad de información sobre qué tan bien está funcionando tu campaña de marketing.

El mejor programa para enviar correos masivos te debe ofrecer:

1) Simplicidad para enviar tus correos masivos

Es importante que la herramienta de email marketing sea simple e intuitiva, es decir; que no sea necesario tener conocimientos técnicos, pero sí disponibles para los que necesitan hacer diseños más avanzados.

La aplicación debe ayudar a hacer el trabajo, para así poder dedicar tiempo a la campaña y no a los detalles técnicos de funcionamiento.

2) Links de cancelación

Hay ciertos detalles que no puedes omitir en tus correos y uno de ellos es el enlace de cancelación, que además, es obligatorio por ley. Todas las plantillas deben tener uno y en Brevo (ex Sendinblue) puedes personalizarlo fácilmente.

3) Capacidad de entrega

Un software de correo masivo garantiza una alta entregabilidad de campañas. Por lo tanto, debes elegir una plataforma confiable y con experiencia para asegurarte de que tus campañas no terminen como correo basura.

4) Segmentación de base de datos

Un programa para enviar correos masivos te permite dividir tus contactos en función de características, acciones o comportamiento.

Esto significa dividir la base de datos de contactos en listas según intereses, edad, género, área geográfica, etc. Gracias a esta segmentación, puedes ajustar mejor las campañas y llegar a las personas adecuadas.

5) Plantillas

Las plantillas son muy útiles a la hora de crear campañas. Es importante que la aplicación tenga una amplia gama de plantillas prediseñadas. De esta manera, puedes crear una invitación para un evento o desear un feliz Año Nuevo.

6) Plantillas de html responsive

Las plantillas deben tener un diseño responsivo, lo que significa que deben verse en cualquier dispositivo. Ten en cuenta que el 71,2% de los usuarios lee los correos electrónicos desde el móvil, por lo que un diseño responsivo es esencial.

7) Programación de campañas

El momento en que se envía un correo influye en la efectividad de las campañas, por lo que es importante programar la hora y el día.

8) Tests A / B para línea de asunto y mensajes

El test A / B permite enviar dos versiones para la misma campaña y que puede evaluar la eficiencia de cada una. El concepto que obtiene mejores resultados se envía al resto de la base de datos.

Considera que si tu línea de asunto no es buena y no logra el objetivo de llamar la atención para que se abra el correo, esto puede dañar tu reputación y esto aumenta la probabilidad de ser enviado al correo basura en tus futuras campañas.)

9) Resultados

Un softare para envío masivo de correos genera automáticamente estadísticas que muestran el impacto y el rendimiento de las campañas.

Gracias a este análisis, puedes revisar tus campañas y descubrir qué necesitas optimizar.

Es momento de enviar correos masivos con Brevo (ex Sendinblue)

En definitiva, ya has visto que puedes enviar correos masivos con Outlook o Gmail. Pero una cosa muy distinta es que sea la mejor opción. 🙂 Con Brevo (ex Sendinblue) podrás disfrutar de estas funcionalidades:

• Almacenamiento ilimitado de contactos.
• Editor intuitivo drag & drop (arrastrar y soltar).
• Galería de plantillas de email.
• Segmentación avanzada.
• Formularios de suscripción doble opt-in que puedes integrar en tu sitio web
• Pruebas A/B para línea de asunto y contenido de correo.
• Marketing automation.
• Emails transaccionales.
• Análisis de rendimiento de campañas y mucho más.

Si tu empresa es pequeña o grande, contar con una plataforma de email marketing dedicada para el envío de correos masivos se traducirá en mayor entregabilidad, increíbles newsletters, mejores resultados y más conversiones.

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